La cotización a la Seguridad Social de las dietas y gastos de desplazamiento ha sido tradicionalmente una materia conflictiva, especialmente en sectores como el transporte. La reciente Sentencia del Tribunal Supremo nº 1067/2025, de 21 de julio, dictada en unificación de doctrina, introduce un criterio relevante que matiza la interpretación que se venía aplicando en esta materia. En este artículo vamos a analizar qué cambia con esta nueva doctrina, qué requisitos deben cumplir las empresas y cómo afecta a la cotización de las dietas. Todo apunta a que esta interpretación no quedará limitada exclusivamente al sector del transporte, sino que podría proyectarse también sobre otros ámbitos de actividad en los que concurren circunstancias similares. Es el caso, por ejemplo, de empresas dedicadas a instalaciones técnicas, telecomunicaciones o fibra óptica, cuyos trabajadores deben desplazarse habitualmente a lugares alejados de su centro de trabajo y de su domicilio habitual. A nuestro juicio, la doctrina fijada por el Tribunal Supremo debería resultar igualmente aplicable a aquellas actividades en las que la prestación de servicios exige desplazamientos prolongados en el tiempo y realizados a gran distancia del lugar habitual de trabajo, por concurrir una realidad material sustancialmente coincidente con la analizada por el Alto Tribunal. 

El punto de partida: qué son las dietas a efectos de cotización

Las dietas y asignaciones para gastos de manutención y estancia tienen un tratamiento específico tanto en el ámbito fiscal como en el de la Seguridad Social. Desde el punto de vista de cotización, estas cantidades pueden quedar excluidas de la base de cotización conforme a lo previsto en la normativa de Seguridad Social, en particular en el artículo 147 del Texto Refundido de la Ley General de la Seguridad Social y su normativa de desarrollo, siempre que tengan naturaleza indemnizatoria y se ajusten a los límites y condiciones reglamentarias. A estos efectos, resulta especialmente relevante lo dispuesto en el artículo 9.A.3.a) del Reglamento del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas, aprobado por el Real Decreto 439/2007, que fija los límites cuantitativos para las asignaciones por manutención y estancia. El problema ha residido históricamente en determinar qué debe acreditar la empresa para justificar la exclusión de estas cantidades de la base de cotización.

La nueva doctrina del Tribunal Supremo

La Sentencia nº 1067/2025 del Tribunal Supremo establece un criterio claro en relación con las dietas abonadas, en particular en el sector del transporte. El Alto Tribunal señala que, para excluir estas cantidades de la base de cotización, no resulta exigible la acreditación individualizada del gasto realizado por el trabajador, siempre que las cuantías abonadas no superen los límites reglamentariamente establecidos. Sin embargo, introduce una exigencia esencial: la empresa debe acreditar la realidad del desplazamiento que justifica el abono de dichas dietas. Este criterio supone un matiz relevante respecto de interpretaciones anteriores que ponían el foco en la justificación del gasto.

Qué debe justificar la empresa

A partir de esta sentencia, el elemento clave es la acreditación del desplazamiento efectivo vinculado a la actividad laboral. En consecuencia, la empresa debe poder justificar:

• La existencia real del desplazamiento fuera del centro habitual de trabajo
• Que dicho desplazamiento está directamente relacionado con la actividad laboral
• Los elementos esenciales del servicio prestado

En el caso del sector del transporte, esto implica acreditar:

• Origen y destino del viaje
• Trayecto de retorno
• Vehículo utilizado
• Identidad del conductor
• Duración del desplazamiento o días de viaje

Esta exigencia se conecta con la actividad económica de la empresa y con la ejecución de los servicios propios de su objeto social.

Qué no es necesario justificar

Uno de los aspectos más relevantes de la sentencia es que no se exige la justificación individualizada de los gastos de manutención y estancia. Esto significa que no es necesario aportar:

• Facturas de restaurantes
• Tickets de manutención
• Facturas de alojamiento

Siempre que las dietas abonadas no superen los límites establecidos en el artículo 9.A.3.a) del Real Decreto 439/2007, dichas cantidades pueden quedar excluidas de la base de cotización sin necesidad de acreditar el gasto concreto.

Consecuencias prácticas para las empresas

Esta doctrina tiene implicaciones directas en la gestión laboral y en materia de cotización.

1. Refuerzo del control documental del desplazamiento

Las empresas deberán centrar sus esfuerzos en documentar adecuadamente los desplazamientos:

• Órdenes de trabajo
• Registros de actividad
• Documentación del servicio prestado
• Justificación del itinerario

La clave pasa a ser la acreditación del desplazamiento y no del gasto.

2. Reducción de carga administrativa en determinados aspectos

Se elimina la necesidad de recopilar justificantes individuales de gasto, lo que simplifica la gestión documental en este ámbito.

3. Riesgo en caso de falta de acreditación

Si la empresa no puede acreditar la realidad del desplazamiento:

• Las cantidades abonadas pueden considerarse retribución salarial
• Deberán integrarse en la base de cotización
• Pueden derivarse responsabilidades en materia de Seguridad Social

¿Se aplica solo al sector del transporte?

Aunque la sentencia se dicta en el ámbito del sector transporte, su fundamentación jurídica permite plantear su aplicación a otros sectores en los que existan desplazamientos habituales. Por ejemplo:

• Actividades de instalación o mantenimiento
• Servicios técnicos desplazados
• Trabajos fuera del centro habitual de trabajo

En todos estos supuestos, el criterio interpretativo sería el mismo: lo determinante es la realidad del desplazamiento, no la justificación del gasto.

Relación con la normativa fiscal

Es importante recordar que el tratamiento fiscal y el de Seguridad Social están relacionados, pero responden a lógicas distintas. La referencia al artículo 9 del Reglamento del IRPF sigue siendo esencial para determinar:

• Los límites cuantitativos de las dietas
• Las condiciones para su no sujeción a tributación

Sin embargo, la sentencia se centra en el ámbito de la cotización, introduciendo un criterio interpretativo específico en esta materia.

Qué deben hacer ahora las empresas

A la luz de esta nueva doctrina, resulta recomendable:

• Revisar las políticas internas de dietas
• Adaptar los sistemas de control de desplazamientos
• Garantizar la trazabilidad de la actividad laboral fuera del centro de trabajo
• Verificar que las cuantías abonadas se ajustan a los límites legales

Una correcta gestión documental será determinante para evitar contingencias en materia de Seguridad Social.

Conclusión

La Sentencia del Tribunal Supremo nº 1067/2025 introduce un criterio relevante en la interpretación de las dietas a efectos de cotización. El foco se desplaza desde la justificación del gasto hacia la acreditación del desplazamiento efectivo vinculado a la actividad laboral, en línea con lo previsto en la normativa de Seguridad Social. Para las empresas, esto supone una simplificación en determinados aspectos, pero también una exigencia clara: documentar de forma adecuada la realidad de los desplazamientos laborales. Adaptarse a este criterio resulta esencial para garantizar el cumplimiento de la normativa y evitar riesgos en materia de cotización.