Cotización a la Seguridad Social por dietas en el sector del transporte

Las dietas de manutención y estancia que las empresas abonan a sus trabajadores del sector del transporte han sido, desde hace años, fuente constante de controversias entre empresas y la Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS). No es extraño puesto que en muchas empresas de transporte, las dietas de manutención y estancia representan una parte muy importante de las cantidades que perciben los conductores, que pasan días fuera de su domicilio, comen en carretera y pernoctan en otras localidades.  La cuestión siempre ha girado en torno a si esos importes deben incluirse o no en la base de cotización del trabajador. Hasta hace poco, se exigía a las empresas conservar y aportar tickets, facturas y justificantes individualizados de los gastos realizados por cada conductor.  Sin embargo, la situación ha cambiado de manera significativa con la Sentencia del Tribunal Supremo nº 1067/2025, de 21 de julio, dictada en unificación de doctrina. Esta resolución marca un antes y un después al redefinir qué debe acreditar una empresa de transporte para aplicar correctamente la exclusión de dietas de la base de cotización a la Seguridad Social. En este artículo analizamos cómo deben tratar hoy las empresas de transporte las dietas de sus conductores a efectos de cotización, qué documentación deben conservar y qué consecuencias prácticas tiene esta nueva doctrina del Tribunal Supremo.

Qué son las dietas en el transporte y cómo encajan en la base de cotización

Las dietas son cantidades que la empresa abona al trabajador para compensarle los gastos de manutención, estancia o desplazamiento derivados de su trabajo fuera del centro habitual.  Estas percepciones, conforme al artículo 147.2 de la Ley General de la Seguridad Social (LGSS) y al artículo 23.1 del Real Decreto 2064/1995, quedan excluidas de la base de cotización, siempre que cumplan ciertos requisitos:

• Que respondan realmente a un desplazamiento fuera del centro de trabajo y del municipio de residencia del trabajador.
• Que compensen gastos de manutención y/o alojamiento producidos como consecuencia directa de ese desplazamiento.
• Que no superen los límites cuantitativos fijados en el Reglamento del IRPF.

La Seguridad Social ha venido considerando que solo pueden excluirse de la base de cotización cuando el empresario acredita la realidad del gasto o del desplazamiento, y ha mantenido un criterio cada vez más estricto en las actuaciones inspectoras, especialmente con empresas de transporte. En el sector del transporte, esto es especialmente relevante porque el propio puesto de conductor implica desplazarse continuamente: rutas nacionales, internacionales, varias pernoctas semanales, etc. El riesgo es que, si la empresa no consigue acreditar el vínculo real entre esas dietas y los viajes efectivamente realizados, la Inspección puede considerar que se trata de salario encubierto y exigir la cotización por la totalidad de las cantidades abonadas.

De la exigencia de tickets a la prueba del desplazamiento: el giro de la STS 1067/2025

Hasta la Sentencia del Tribunal Supremo 1067/2025, de 21 de julio, a las empresas se les exigía que acreditaran no solo el desplazamiento, sino también el gasto concreto y efectivo realizado por el trabajador: se reclamaban facturas, tickets de restaurantes, recibos de hoteles y otros justificantes. Esta interpretación provocaba conflictos constantes: muchas empresas del sector transporte alegaban la imposibilidad práctica de exigir a cada conductor tickets de todos los gastos, especialmente en rutas internacionales o de larga duración. El resultado era que la Inspección de Trabajo, al no encontrar justificantes individuales, incluía las dietas en la base de cotización, generando actas de liquidación por diferencias de cuotas y sanciones. El Tribunal Supremo corrige este enfoque y, en unificación de doctrina, fija un criterio mucho más ajustado a la realidad del transporte y declara que para excluir de la base de cotización las dietas de manutención y estancia abonadas a conductores que se desplazan por razón de su trabajo, la empresa debe justificar la realidad del desplazamiento conforme a su actividad mercantil, sin necesidad de acreditar el gasto individual del trabajador, siempre que las cantidades no superen los límites establecidos en el artículo 9.A.3.a) del Reglamento del IRPF. Esto significa que, a efectos de excluirlas de la base de cotización, la empresa no está obligada a justificar el gasto previo y concreto del trabajador (el ticket del restaurante o la factura del hotel), siempre que:

• Las cantidades abonadas no superen los límites del artículo 9.A.3.a) del Reglamento del IRPF.
• Se acredite la realidad del desplazamiento que origina la dieta.

Lo determinante es demostrar que el viaje se ha realizado en ejecución de un contrato de transporte vinculado al objeto social de la empresa y a su CNAE. Es decir, que no se trata de un concepto arbitrario, sino de un gasto inherente a la actividad de transporte que la empresa desarrolla.

Qué debe justificar la empresa

A partir de esta sentencia, para excluir las dietas de la base de cotización, las empresas transportistas deben conservar y poder aportar documentación que acredite:

1. La realidad del desplazamiento, en el marco de un contrato de transporte efectivamente realizado.
2. Origen y destino del viaje, así como el retorno.
3. Vehículo utilizado.
4. Identificación del conductor que realiza el servicio.
5. Fechas y días de duración del viaje.
6. Relación con la actividad económica de la empresa, conforme a su CNAE y objeto social.

Esta prueba se articula normalmente mediante:

• Registros del tacógrafo.
• Hojas de ruta internas.
• Sistemas de geolocalización (GPS) de la flota.
• Cartas de porte, CMR, albaranes de entrega.
• Partes de trabajo y otros documentos logísticos.

Si se cumple esta trazabilidad documental, las cantidades abonadas por dietas de estancia y manutención podrán quedar excluidas de la base de cotización, siempre que no superen los límites legales del IRPF.

Límites cuantitativos: los del Reglamento del IRPF

La exclusión de las dietas de manutención y estancia de la base de cotización no depende únicamente de acreditar el desplazamiento. La empresa debe respetar los límites económicos establecidos en el artículo 9.A.3.a) del Reglamento del IRPF, que fijan las cuantías máximas consideradas como gastos normales de manutención y estancia. Así, si las dietas de estancia o manutención no superan los importes fijados en esa norma, se considerarán razonables y exentas de cotización. En cambio, si las cantidades exceden esos límites, el exceso deberá integrarse en la base de cotización como retribución salarial.

Límites aplicables cuando existe pernocta en municipio distinto

Cuando el conductor pernocta fuera de su lugar habitual de trabajo y fuera de su residencia, la normativa distingue dos conceptos:

a) Gastos de estancia

En el caso específico de los conductores de vehículos de transporte de mercancías por carretera, no es necesario justificar el importe mediante facturas si la cantidad abonada es:

• • 15 euros diarios en desplazamientos dentro de España.
  • 25 euros diarios cuando el desplazamiento es al extranjero.

b) Gastos de manutención

Se consideran exentos, y por tanto excluibles de cotización, hasta:

• • 53,34 euros diarios en rutas nacionales con pernocta.
  • 91,35 euros diarios cuando la pernocta se produce en el extranjero.

Mientras la empresa respete estas cuantías y pueda demostrar que el viaje ha ocurrido realmente, no debe justificar el gasto concreto en restaurantes u hoteles y puede excluir íntegramente estos importes de la base de cotización.¡

Límites aplicables cuando no existe pernocta

Si el conductor no pernocta fuera de su municipio de residencia o del de su centro de trabajo, solo puede abonarse como dieta de manutención la cantidad destinada a compensar el gasto derivado de comer fuera. Los límites son:

• 26,67 euros diarios para desplazamientos dentro de España.
• 48,08 euros diarios para desplazamientos al extranjero.

Consecuencias si se superan los límites

Como ya hemos comentado, cuando las dietas abonadas exceden las cuantías descritas, el exceso debe integrarse en la base de cotización como salario, ya que pierde su naturaleza indemnizatoria.

Qué debe hacer una empresa de transporte para cumplir y reducir riesgos

Una empresa de transporte que quiera gestionar correctamente la cotización a la Seguridad Social por dietas debería adoptar, al menos, las siguientes medidas:

1. Revisar la política de dietas y sus importes

• Comprobar que las cuantías abonadas se mantienen dentro de los límites del Reglamento del IRPF.
• Diferenciar claramente entre:
  • Salario y complementos salariales (incluido el “plus de transporte” pactado en convenio, que normalmente es cotizable).
  • Dietas de manutención y estancia ligadas a desplazamientos reales.

2. Implantar un sistema de prueba de los desplazamientos

• Establecer un modelo de hoja de ruta obligatorio para cada servicio.
• Integrar la información del tacógrafo y de los sistemas GPS de localización.
• Conservar cartas de porte, CMR y albaranes durante los plazos legales.
• Poder cruzar, en caso de inspección, la información de ruta realizada, vehículo utilizado, conductor asignado…

3. Prepararse para una eventual actuación inspectora

• Disponer de un procedimiento interno para entregar de forma ordenada la documentación de rutas y dietas que permita vincular cada dieta con un viaje concreto y con el contrato de transporte correspondiente.

¿Puede extenderse esta doctrina más allá del transporte?

Aunque la sentencia se dicta en el ámbito del sector transporte, el propio razonamiento del Tribunal no ofrece razones para que su criterio no pueda proyectarse a otros sectores con características similares, como empresas de instalación de fibra óptica, servicios de mantenimiento y montaje con desplazamientos constantes, u otras actividades en las que los trabajadores pasan gran parte de su jornada fuera del centro de trabajo y del municipio de residencia. En estos casos, también puede defenderse que lo relevante es acreditar el desplazamiento real y respetar los límites del Reglamento del IRPF, más que acumular justificantes de cada comida o alojamiento. Ahora bien, será necesario analizar cada supuesto concreto y la respuesta de la Inspección de Trabajo y de los Tribunales en esos otros sectores.

Conclusión

La Sentencia del Tribunal Supremo nº 1067/2025 ha supuesto un cambio decisivo en el tratamiento de las dietas a efectos de cotización para las empresas del transporte. A partir de ahora, la clave no está en conservar tickets o facturas, sino en acreditar de manera clara y coherente la realidad del desplazamiento que origina la dieta, siempre que las cantidades abonadas se mantengan dentro de los límites establecidos en el artículo 9.A.3.a) del Reglamento del IRPF. Este enfoque se adapta mejor al funcionamiento del sector y evita que la falta de justificantes individuales derive en actas de liquidación que no reflejan la verdadera naturaleza indemnizatoria de estos importes. No obstante, esta mayor flexibilidad exige a las empresas reforzar su documentación interna: hojas de ruta, tacógrafos, registros GPS y cualquier soporte que permita vincular cada dieta con un viaje real y con la actividad de transporte desarrollada. Con estos sistemas bien implantados, las empresas podrán aplicar correctamente la exclusión de dietas de la base de cotización y reducir significativamente los riesgos de una actuación inspectora.